Zakończenie roku
Przed przystąpieniem do rozpoczęcia pracy w nowym roku księgowym należy zadbać o zamknięcie miesięcy w starym roku. Przed zamknięciem miesięcy (jeśli są otwarte) należy upewnić się, że:
- w widoku „Księgowość->Wykaz błędów” nie ma ostrzeżeń w zakładkach: „Pozycje dokumentów”, „Dokumenty”, „Pożyczki”, „Konta”
- wszystkie księgowania w starym roku zostały wprowadzone
- saldo rachunku bankowego z wydruku „Zestawienie obrotów i sald kont” na koniec grudnia jest zgodne z saldem w banku
- czy na wydruku „Zestawienie obrotów i sald kont” nie ma sald na kontach na których salda nie powinny występować (mogło dojść do pomyłki przy księgowaniu np. saldo na koncie rozrachunków z zakładem pracy)
- czy wszystkie listy potrąceń są zaksięgowane
- w widoku z pożyczkami nie ma nadpłaconych pożyczek (czasem omyłkowo zostanie wskazana inna pożyczka lub pracownik)
- sprawdzamy czy na pewno wszystkie dokumenty w grudniu zostały wprowadzone (np. przeksięgowania, wyciągi bankowe)
Uwaga
Operacji zamknięcia miesiąca nie można cofnąć. Należy upewnić się, że księgowania w zamykanym miesiącu są poprawne i nie ma braków.
Miesiące zamykamy w widoku „Księgowość->Dokumenty”za pomocą opcji „Zamknij miesiąc”. Zamykamy wszystkie miesiące do listopada włącznie (minimum).
Będąc w starym roku (rok można zmieniać w górnym prawym rogu głównego okna aplikacji e-KZP)
w widoku „Księgowość->Dokumenty” należy skorzystać z opcji „Rozpoczęcie nowego roku”.
Opcje należy uruchamiać kolejno:
- Przeniesienie planu kont
- Przeniesienie grup dokumentów
- Przeniesienie szablonów
- Przygotuj bilans otwarcia (wymaga zmknięcia miesiecy)
Pierwsze trzy opcje można uruchomić jeszcze przed zamknięciem miesięcy. Po ich uruchomieniu i przełączeniu się na nowy rok, program umożliwia wprowadzanie np. dokumentów WB aby nie mieć zaległości w nowym roku (bez konieczności generowania BO).
Ostatnia czwarta opcja służy do utworzenia dokumentu Bilansu otwarcia (BO) w nowym roku. Uruchamiamy ją również będąc w starym roku. Po utworzeniu BO w nowym roku należy sprawdzić salda na kontach np. poprzez porównanie raportów „Zestawienie obrotów i sald kont” (dla starego roku na grudzień, a dla nowego roku na styczeń z koniecznie zaznaczoną opcją „z bilansem otwarcia”) oraz „Zestawienie potrąceń i sald wg pracowników” w starym i nowym roku.
Po zakończniu operacji związanych z zakończeniem roku można wydrukować (lub zapisać w formie elektronicznej) niezbędne raporty. Warto również wykonać archiwum bazy danych (na wykupionym hostingu w firmie Casco archiwa są wykonywane automatycznie).
Podobnie postępujemy przy kolejnych pozycjach sprawozdania. Jeśli dodaliśmy w planie nowe konta to również musimy je dodać w tej konfiguracji sprawozdania w odpowiedniej pozycji aktywów/pasywów.