Listy potrąceń
Dane do List potrąceń pobierane są z kartoteki pracownika (składka wkładów, wpisowe, dodatkowe potrącenia) oraz z harmonogramu pożyczek (jeśli pożyczka nie jest spłacona pobierana jest kwota raty z odpowiedniego miesiąca). Listy potrąceń można tworzyć dla wybranych grup pracowników (dla Jednostki/Działu). Po przygotowaniu listy można ją wydrukować, skorygować (ręcznie lub za pomocą importu), zamknąć i automatycznie rozksięgować (na podstawie konfigurowalnego szablonu).
Przed dodaniem listy należy się upewnić czy:
- wszystkie dokumenty WB (wyciągi bankowe) zostały wprowadzone (ktoś mógł spłacić np. pożyczkę)
- czy dodano nowe osoby, które zapisały się do KZP (czy mają podane kwoty wpisowego)
- czy skreślono z listy pracowników osoby, które się wypisały (lub są w trakcie) – powinny zostać już pominięte
- czy dodano nowe pożyczki i czy zostały zaksięgowane (na WB lub RK) aby na liście potrąceń pojawiły się raty za nowe pozyczki
Chcąc utworzyć nową listę należy wybrać przycisk Nowy. W oknie Nowa lista potrąceń należy określić rok i miesiąc, na który lista ma być naliczona, jej nazwę i kryteria przygotowania. Kryteriami przygotowania są: czy lista ma zostać przygotowana dla konkretnego działu i/lub jednostki, czy w podziale na działy i/lub jednostki (opcja ta pozwala na wygenerowanie list dla wszystkich jednostek/działów).
Po wybraniu przycisku Zatwierdź programu utworzy listę/listy potrąceń według określonych wcześniej parametrów i automatycznie obliczy kwoty wpisowego, wkładów, dodatkowych potrąceń oraz rat KT i DT.
W celu sprawdzenia utworzonej listy należy podświetlić listę i wybrać przycisk Popraw.
Użytkownik może modyfikować wyliczone kwoty ręcznie poprzez podświetlenie danego pracownika i wybranie przycisku Popraw. Poprawne kwoty należy wpisać na samym dole okna.
Kwoty wpisowego, wkładów i dodatkowych potrąceń pobierane są z kartoteki Osoby->Pracownicy. Kwota wpisowego będzie pobierana na listę tylko w miesiącu wskazanemu w oknie pracownika przy polu z kwotą wpisowego. Kolumna dodatkowe potrącenia będzie obliczana albo tylko na liście z miesiąca równego dacie zapisu do KZP albo co miesiąc. Zachowanie programu zależy od ustawień parametru znajdującego się w części Naliczanie list potrąceń – dodatkowe potrącenia naliczane co miesiąc.
Kwota wkładów jest naliczana na każdej liście potrąceń poczynając od miesiąca z daty zapisu do KZP. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy pracownik został zawieszony. Zawieszenie ewidencjonuje się w kartotece Osoby->Pracownicy, w danych szczegółowych zakładka Zawieszenia.
Raty DT i KT naliczone są na podstawie harmonogramu rat zaksięgowanych pożyczek.
Kolumna Razem to łączna kwota potrąceń dla danego pracownika, uwzględniająca kwotę wpisowego, wkładów, dodatkowych potrąceń, rat DT/KT.
Jeśli z jakichś powodów zmieniliśmy składkę wkładów na kartotece pracownika lub ratę pożyczki to za pomocą opcji „Przelicz” możemy odświeżyć kwoty na wybranej pozycji listy potrąceń (ta sama opcja jest dostępna na widoku wszystkich list potrąceń – powoduje ona przeliczenie całej listy potrąceń).
Uwaga
Saldo KT/DT jest obliczone na dwa sposoby, jeżeli lista jest zaksięgowana to brane są pod uwagę tylko dokumenty księgowe, natomiast jeżeli lista nie jest zaksięgowana to saldo pożyczki obliczone na podstawie dokumentów pomniejszane jest o kwotę raty z bieżącej listy.
Jeśli dane na liście są poprawne to można przygotować wydruk za pomocą opcji „Wydruk”->”Lista potrąceń” i przekazać ją do Płac w formie papierowej lub wyeksportować do pliku Excel lub CSV (w Ustawienia->Parametry w zakładce Eksport listy potrąceń).
Jeśli zwrotnie z Płac otrzymamy informację o korektach, to należy je nanieść ręcznie lub za pomocą importu.
Następnie należy listę potrąceń oznaczyć jako zamkniętą (w oknie Listy potrąceń należy najpierw zaznaczyć pole Zamknięta, a następnie wybrać przycisk Zapisz).
Następnie listę należy zaksięgować za pomocą opcji Zaksięguj. Zaksięgowanie spowoduje utworzenie dokumentu księgowego na podstawie szablonu księgowania „Listy potrąceń”
Po zaksięgowaniu listy potrąceń w widoku Księgowość->Dokumenty pojawi się rozksięgowana lista potrąceń. Będzie zawierać pozycje dla każdego pracownika z odpowiednim kontem i kwotą raty/wkładów. Ostatnią pozycją w dokumencie jest księgowanie na koncie rozrachunków z zakładem pracy (domyślnie konto 240 po stronie WN) z kwotą równą sumie potrąceń.
W momencie kiedy na WB pojawi się kwota przelana przez zakład pracy za listę potrąceń, należy ją zaksięgować 131 WN, 240 MA.