Jak zaimportować dane do bilansu otwarcia

Kolejnym etapem wprowadzania danych jest stworzenie pierwszego dokumentu księgowego tzw. bilansu otwarcia.

Bilans otwarcia powinien zawierać salda wszystkich kont w KZP, które na dzień migracji danych wykazują salda:

  • Wkłady każdego z pracowników (saldo wkładów)
  • Zadłużenie każdego z pracowników (saldo pożyczki)
  • Stan rachunku bankowego
  • Stan lokat
  • Stan funduszu rezerwowego
  • Stan funduszu zapomogowego
  • Stan konta rozrachunków z zakładem pracy (czyli kwoty za listy potrąceń, które nie zostały jeszcze zaksięgowane na rachunku bankowym, a potrącenia na kontach pracowników zostały naniesione, np pod koniec grudnia potrącono pracownikom składki, ale zakład pracy nie przelał kwoty na rachunek KZP)
  • wszystkie salda pozostałych kont
s

Uwaga

Należy pamiętać, aby przed importem Bilansu otwarcia ustalić plan kont w odpowiednim ROKU (w górnym lewym rogu), a w pliku Excela posługiwać się numerami kont z planu kont z tego roku.

Aby utworzyć nowy dokument przechodzimy do widoku Księgowość -> Dokumenty i z górnego menu wybieramy opcję Nowy

W wyświetlonym oknie dokumentu uzupełniamy:

  • Datę dokumentu (w przypadku bilansu otwarcia będzie to 1 styczeń danego roku)
  • Grupę dokumentu (w domyślnym  planie kont będzie to BO)
  • Nr dok. (program automatycznie podpowie numer dokumentu)

i wybieramy przycisk Zapisz

Następnie wybieramy przycisk Import->Utwórz przykład pliku, 

s

Uwaga

Przed uzupełnieniem pliku Excela saldami kont (czyli bilans otwarcia) należy przejść do widoku Księgowość->Plan kont i ewentualnie dostosować domyślny plan kont do własnego.

Utworzony pusty plik należy otworzyć w aplikacji Excel i uzupełnić w następujący sposób:

  • dla niespłaconych pożyczek: KontoWN konto 234-1, 234-2 (w zależności od pożyczki DT/KT), KontoMa zostawiamy puste,  Kwota (saldo pożyczki) oraz NumerEwidencyjny pracownika,
  • dla wkładów: KontoWN zostawiamy puste, KontoMA konto np. 800, Kwota (saldo wkładów pracownika) oraz NumerEwidencyjny pracownika
  • konta nie związane z pracownikami (środki zgromadzone na rachunku bankowym, pieniądze w kasie, kwota na funduszu rezerwowym/zapomogowym) – można również wprowadzić w pliku Excela bez podawania numeru ewidencyjnego lub dodać ręcznie w aplikacji PKZP (po zaimportowaniu)

Przykładowe księgowania pokazane zostały poniżej:

Tak przygotowany plik należy zaimportować w uprzednio utworzonym dokumencie bilansu otwarcia za pomocą opcji Import z pliku.

s

Uwaga

Podczas importu program sprawdza, czy:

  • numer ewidencyjny pracownika jest poprawny (pracownik o takim numerze musi istnieć na liście pracowników)
  • pracownik posiada pożyczkę DT (jeśli po stronie WN jest konto 234-1), pracownik posiada pożyczkę KT (jeśli po stronie MA jest konto 234-2)
  • kwota pożyczki do spłaty zgodna jest z kwotą salda na bilansie

Jeśli pracownik miał nadpłatę z tytułu pożyczki to musimy ją na bilansie nanieść po stronie MA (z kwotą dodatnią) na koncie „pozostałych rozrachunków”. Nie możemy bowiem w aplikacji wprowadzić pożyczki z ujemnym saldem.

Dokument bilansu otwarcia musi się bilansować (jak każdy dokument księgowy). Jeśli strona WN nie jest równa stronie MA to:

  • jeśli brakuje księgowań, należy je dodać ręcznie (np. w pliku były tylko kwoty wkładów i pożyczek)
  • jeśli wszystkie salda zostały wprowadzone i jest różnic,a to należy znaleźć przyczynę (może jakaś kwota jest błędna, może zapomniano o jakiś kontach, może kwota rachunku bankowego jest z innego dnia niż salda pożyczek i wkładów)

Jeśli nie można ustalić w szybki sposób przyczyny różnicy między stroną WN i MA można tymczasowo zbilansować dokument BO księgując kwotę różnicy na specjalnym koncie „Kwota do wyjaśnienia” (konto należy założyć w planie kont) i rozpocząć pracę, a w międzyczasie można szukać przyczynę różnicy. 

s

Uwaga

Kwoty wkładów i pożyczek na pracownikach będą widoczne w aplikacji PKZP dopiero gdy dokument bilansu otwarcia się ZBILANSUJE (strona Wn będzie równa stronie Ma).