Grupy dokumentów
Grupy dokumentów dostępne są w widoku Księgowość->Grupy dok. Pozwalają na wprowadzenie podziału dokumentów i w ten sposób łatwiejsze ich opisywanie oraz odrębną numerację.
Domyślne grupy dokumentów zawierają wszystkie, które są potrzebne do prowadzenia księgowości KZP. Ewentualne zbędne grupy np. RK (kiedy nie prowadzimy kasy gotówkowej) można usunąć. Podczas edycji należy zwrócić szczególną uwagę na pole Rodzaj. Aplikacja wyróżnia sześć rodzajów dokumentów. Specjalne przeznaczenie ma rodzaj Bilans otwarcia. Dokument z grupą Bilans otwarcia nanosi bowiem salda początkowe na dany rok. Pozostałe grupy mają wpływ na niektóre raporty dlatego zalecamy, aby posługiwać się nimi zgodnie z przeznaczeniem. Czyli rodzaj Wyciąg bankowy używać tylko do dokumentów WB itd. Jeśli potrzebujemy jakiegoś nietypowego rodzaju to wybrać rodzaj Inny dokument.
Szablony księgowań
Szablony księgowania są wykorzystywane jako wzorce księgowe, automatyzujące księgowanie np. list potrąceń. Jeśli lista jest pusta to można skorzystać z opcji Wczytaj domyślne.
Szablony zawierają listę operacji na podstawie których rozksięgowują (tworzą dokumenty księgowe). Jeśli potrzebujemy sprawdzić/zmienić szablon to musimy wybrać opcję Popraw (wcześniej podświetlając szablon np. Lista potrąceń).
Po wejściu do okna szablonu w górnej części można określić:
- Nazwę – nazwę szablonu widoczną na rozwijanych listach
- Grupę dokumentów – grupa dokumentu, do której będzie przypisany dokument po rozksięgowaniu
- Opis – schemat opisu, który pojawi się w nagłówku dokumentu (można używać nazw w nawiasach kwadratowych, które potem program uzupełni)
W dolnej części znajdują się operacje, które opisane są za pomocą pól:
- Rodzaj operacji – określa jakiej operacji księgowej będzie dotyczyła dana pozycja
- Opis – który będzie pojawiał się w pozycjach dokumentu księgowego
- oraz odpowiednie Konto po stronie WN lub MA, na jakie ma zostać zaksięgowana operacja
Chcąc np. zmienić w szablonie listy potrąceń sposób rozksięgowania wpisowego z konta 810 na 810-1 (np. w planie kont konto 810 zostało rozbite na kilka). Należy w pozycji Wpisowe w polu KontoMa wybrać konto 810-1.
Plan kont
Przed przystąpieniem do wprowadzania dokumentów księgowych (np. bilansu otwarcia) musimy w pierwszej kolejności ustalić plan kont.
Jeśli lista z kontami jest pusta to najwygodniej jest skorzystać z domyślnego planu, który następnie należy dostosować.
Najłatwiej jest dostosować plan kont poprzez zmianę tylko Numerów kont. Dodając nowe konta należy szczególną uwagę zwrócić na Rodzaj konta (musi być on zgodny z przeznaczeniem konta). Zmiany w planie kont należy wykonać przed przystąpieniem do księgowania dokumentów, gdyż program blokuje możliwość zmiany numerów kont jeśli istnieją wprowadzone dokumenty.
Jeżeli w domyślnym planie kont znajdują się konta, z których KZP nie korzysta to można je usunąć za pomocą opcji Usuń. Podczas usuwania może pojawić się komunikat z informacją, że konto jest wykorzystywane w szablonach księgowych. W takiej sytuacji należy przejść do widoku Księgowość->Szablony i usunąć konto z szablonów, w których występuje.
