Najczęściej zadawane pytania

Strona do uporządkowania,

Wychodząc naprzeciw państwa potrzebom, stworzyliśmy listę pytań, które często zadawane są w trakcie wdrażania lub już podczas biezącej pracy w naszym programie do obsługi KZP.

…rozwinąć

Co potrzebne jest do instalacji programu ?

– Minimalne wymogi techniczne potrzebne do uruchomienia programu to:

System operacyjny Windows, procesor i3, 4GB RAM, Microsoft Windows Server 2008 Express

– Jeśli chcemy aby dostęp do programu miało więcej niż jedno urządzenie bazę danych MSSQL należy udostępnić w sieci lokalnej

– W przypadku wersji e-PKZP dodatkowym wymogiem jest potrzeba hostingu aplikacji, oferujemy usługę hostingu w firmie CASCO, można jednak wykorzystać własny serwer.

Dokładne wymagania dla każdej z wersji aplikacji dostępne są na stronach:

Silver
Gold
ePKZP

W celu rozpoczęcia bieżącej pracy w programie należy:

– wgrać klucz licencji

– ustawić parametry aplikacji

– stworzyć podział na jednostki i działy

– zaimportować dane o pracownikach

– zaimportować dane o pożyczkach

– w zakładce Dokumenty stworzyć Plan kont i Szablony księgowań

– stworzyć Bilans otwarcia (BO)

 

(screen)

Ustawienia -> Dane właściciela i kliknąć na przycisk Wczytaj klucz. Program zapyta o lokalizację pliku na dysku. Po zakupieniu programu powinien on zostać wysłany do państwa 

(screen)

ab

c

d

e

f

g

h

i

j

k

l

m

n

o

p

r

s

t

q

 

W zakładce Osoby -> Pracownicy wybierając z górnej listwy opcje Jednostki oraz  Działy należy dodać je używając opcji Nowy, należy podać nazwę i skrót każdej z nich

(Screen)

Można to zrobić w zakładce Pracownicy wybierając przycisk Nowy i wprowadzając dane każdego członka kasy kolejno, za pomocą klawiatury.

 (screen)

Jeśli dane pracowników dostępne mamy w wersji elektronicznej, możemy wygenerować w programie plik Exel poprzez Importy -> Utwórz przykład importów pracowników, uzupełnić w nim dane osobowe, po czym zaimportować je do programu Importy -> Importuj pracowników

…Rozwinąć

Podobnie jak w przypadku pracowników w zakładce Pożyczki możemy pożyczki dodawać je pojedynczo wybierając opcje Nowy, lub zaimportować je używając przygotowanego pliku exel Importy -> Utwórz przykład importów pracowników. Dane o pożyczkach, które musimy uzupełnić to: kto wziął pożyczkę, jej rodzaj (najczęściej długoterminowa DT), pozostała kwota, ilość rat, ewentualnie jej poręczycieli

(Screen) (screen)

W zakładce Szablony księgowań znajduje się opcja Wczytaj domyślne, po jej wybraniu utworzy się przykładowy plan kont i szablony księgowań, których numeracje i rodzaj możemy zmieniać według potrzeb. Należy ustawić je przed wprowadzaniem dokumentacji księgowej, nie będzie można ich już później zmieniać i usuwać.

(Screen)

 

W zakładce Księgowość musimy stworzyć Nowy dokument, w otwartym oknie należy wybrać datę i grupę dokumentu (BO) i kliknąć zapisz. Po czym stworzonym właśnie dokumencie klikając Nowy dodajemy kolejne pozycje.

(Screen)

 

Co zrobić jeśli wprowadzony bilans otwarcia ma status niebilansujący ?

Bilans otwarcia powinien przede wszystkim zawierać stan rachunku bankowego oraz informacje o wkładach i zadłużeniach pracowników, ale także środki które wpłynęły z wpisowych pracowników, dochód z lokat oraz ewentualne koszty jakie poniosła kasa.

 

Strona MA

Dostępne środki pieniężne kasy (kasa, rachunek bankowy)

Zadłużenia pracowników (aktywne pożyczki)

Powinny równać się

Strona WN

Środkom pracowników (wpłacone wkłady)

Funduszowi Rezerwowemu i Zapomogowemu (wpisowe, wpływ  z lokat)

 

(Screen)

Jeśli wprowadziliśmy wszystkie te informacje do BO, a jego status dalej jest niebilansujący oznacza to, że w trakcie prowadzenia kasy niektóre operacje mogły nie zostać ujęte. W takim wypadku należy porównać dostępne nam listy potrąceń oraz wyciągi bankowe w celu ustalenia przyczyny rozbieżności. (niespłacone raty pożyczek, koszty poniesione przez kasę, indywidualne spłaty lub wkłady itp.)

 

W ostateczności jeśli różnice te są bardzo małe i nie możemy doszukać się różnic w dokumentacji, bądź nie już po prostu do niej dostępu do wcześniejszej dokumentacji, możemy za zgodą zarządu skorygować bilans otwarcia o daną kwotę.

 

…dodać screeny

Dodać nową pożyczkę można w zakładce „Osoby” -> „Pracownicy” -> „Udzielone pożyczki”, wybieramy z listy pracownika i wybieramy opcję „Nowy”

(screen)

lub w zakładce „Osoby” -> „Pożyczki”, należy wybrać przycisk „Nowy”.

(screen)

Wybieramy wtedy pracownika któremu chcemy dodać pożyczkę i  klikamy zatwierdź.

(screen)

Po dodaniu pożyczki pojawi się okno z danymi, które należy uzupełnić.

(screen)

W oknie udzielania pożyczki należy określić:

  • „Typ Pożyczki” -> wybieramy między udzieleniem pożyczki długo (DT) lub krótkoterminowej (KT)
  • „Kwota Pożyczki”-> kwotę na jaką pożyczka jest zaciągana, wartość należy wpisać w polu Pełna kwota
  • „Miesiąc” i „Rok”-> jest to data w której nastąpić ma spłata pierwszej raty pożyczki, w wybranym miesiącu pierwsza rata pojawi się na liście potrąceń
  • W polu „Wylicz” -> można wybrać sposób obliczania rat. „Raty” lub „Ilość rat”
  • „Uwzględniaj na liście potrąceń” -> opcja Nie pozwala na pomijanie automatycznego dodanie pożyczki pożyczki na listę potrąceń. (jeśli np. pracownik spłaca pożyczkę samodzielnie)
  • „Pożyczka po dłużniku” -> możemy określić czy dana pożyczka jest pożyczką po dłużniku

W przypadku opcji „Raty” wybieramy na ile rat ma zostać rozłożona pożyczka. Program automatycznie podzieli kwotę na ilość rat i wyliczy harmonogram.

W przypadku „Ilości Rat” ustawić możemy pierwszą i  kolejną ratę pożyczki. Ilość rat zostanie dostosowana tak aby raty posiadały wybrane przez nas kwoty.

  • Po wprowadzeniu tych danych należy wybrać przycisk „Przelicz”, który wygeneruje harmonogram spłaty

Następnie można przejść do zakładki „Dane poręczycieli”:

(screen)

Możemy tutaj dopisać żyrantów wybierając ich z listy po wybraniu opcji „Nowy”:

(screen)

Zaznaczamy osoby, które mają poręczać pożyczkę i wybieramy „Zatwierdź”

(screen)

W kolejnej zakładce zakładki gdzie znajduje się, uprzednio przygotowany harmonogram spłaty (stworzenie harmonogramu następuje po wybraniu opcji „przelicz” w  zakładce dane pożyczki).

(screen)

Po sprawdzeniu harmonogramu należy wybrać przycisk „Zatwierdź” pożyczka zostanie zapisana. (do momentu zaksięgowania pożyczki dalej będziemy mogli edytować jej kwotę oraz raty)

Pożyczkę należy po tym procesie należy zaksięgować poprzez dodanie Wyciągu Bankowego.

Dodatkowo możemy w Danych Pożyczki ustawić:

  • pole w tym opłaty pozwala na doliczenie opłaty np. za przelew, za którą płaci pracownik. (W takiejsytuacji należy w parametrach ustawić „Opłata dodatkowa” na wartość doliczaj do pierwszej raty. Jeśli opłata wynosi np. 1 PLN to należy pamiętać, aby zwiększyć wartość pola „Pełna kwota” o tą wartość, czyli powinniśmy przy pożyczce na kwotę np. 4000PLN podać kwotę 4001PLN. Dzięki temu pierwsza rata będzie wyższa o 1PLN i zostanie automatycznie uwzględniona na liście potrąceń. Na WB należy wtedy księgować 4001PLN (tyle pracownik ma do spłaty).
  • Pole opłata za udzielenie pozwala na pokrywanie kosztów udzielenia pożyczki z funduszy PKZP w momencie księgowania pożyczki. W ustawieniach można określić z jakiego funduszu chcemy pokrywać koszt udzielenia pożyczki (dopiero po włączeniu pole będzie widoczne w oknie udzielania pożyczki).

Możliwość automatyzacji procesu:

W celu zwiększenia efektywności pracy w programie, wyciągi bankowe importować można w sposób automatyczny.

Potrzebny jest do tego plik w formacie MT940 dostępny.

Trzeba najpierw jednak odpowiednio zmienić „Parametry” w zakładce „Ustawienia” aplikacji w zależności od używanej bankowości internetowej.

(screen)

Import wyciągów bankowych – należy określić bank, z którego pobieramy wyciągi bankowe w formacie MT940. Po pobraniu pliku z wyciągiem bankowym

Pracownik zostanie znaleziony w imporcie z banku jeśli na początku opisu operacji bankowej znajdzie się jego imię i nazwisko lub numer ewidencyjny.

Program może uzupełnić konto MA kontem wkładów lub pożyczki gdy w parametrach zostanie włączony “Import WB – uzupełnianie konta MA przy operacjach wpłat na podstawie treści tytułu operacji”

(screen)

W Księgowości zostanie stworzony nowy dokument na podstawie zaimportowanego pliku. Program zawsze uzupełnia automatycznie: konto rachunku bieżącego (konto, kwotę i opis operacji).

Dokument nie będzie się bilansować, gdy program nie będzie w stanie uzupełnić automatycznie całego Wyciągu. Należy otworzyć poprzez “Popraw” i uzupełnić brakujące konta i pracowników.

Your content goes here. Edit or remove this text inline or in the module Content settings. You can also style every aspect of this content in the module Design settings and even apply custom CSS to this text in the module Advanced settings.

Your content goes here. Edit or remove this text inline or in the module Content settings. You can also style every aspect of this content in the module Design settings and even apply custom CSS to this text in the module Advanced settings.

Jak nadać pracownikom dostęp do systemu ? Co pracownik może sprawdzić online ?

Do aktywacji użytkowników w systemie koniecznym jest uzupełnienie adresów email członków kasy.

W zakładce Ustawienia -> Użytkownicy należy zaznaczyć pracowników, których chcemy aktywować i użyć opcji Aktywuj hurtowo konta, powoduje wysłanie e-maila z linkiem aktywacyjnym i wygenerowanym hasłem do systemu.

Pracownik w wersji programu może:

-sprawdzić jego wartość wkładów, zadłużeń i udzielonych poręczeń

-składać wnioski i pobierać druki udostępnione dla pracowników

-wyrazić zgodę na wcześniej przygotowane w programie oświadczenia (np. o przetwarzaniu danych osobowych)

….dodać screeny

Jak poprawić źle wprowadzony dokument, pożyczkę, listę potrąceń ?

W programie każdy dokument, który nie znajduje się w zamkniętym już miesiącu można edytować poprzez opcję Popraw.

W przypadku, w którym program odmawia nam możliwości edycji bądź usunięcia danych oznacza, że dana pożyczka, lista potrąceń została już zaksięgowana (księgowania znajdują się w zakładce Księgowość -> Dokumenty), w takim wypadku należy usunąć powiązany dokument lub pojedynczą pozycje znajdującą w dokumencie.

Jeśli nie mamy już możliwości usunięcia bądź nie chcemy edytować dokumentu, w programie możemy stworzyć odpowiednią korektę. Tworząc Nowy dokument i wybierając grupę dokumentów Polecenie Księgowania (PK) i odpowiednio wyrównać nieprawidłowości przeksięgowując kwoty pomiędzy kontami.

…dodać screeny

 

Pracownik nie spłaca pożyczki, co zrobić, jak oznaczyć go w harmonogramie ?

Musimy pamiętać, że PKZP ma charakter społeczny, tak więc w pierwszej kolejności zawsze powinniśmy szukać kompromisu z zadłużoną osobą.

Możemy podzielić pożyczkę na mniejsze raty, bądź na jakiś czas udzielić zawieszenie spłaty.

Program PKZP w obu tych przypadkach oferuje możliwość edycji pożyczki:

-W zakładce Pożyczki zaznaczając daną pożyczkę i wybierając ikonę Popraw możemy dodać w zakładce Zawieszenia przerwę na wybrany okres na lub w zakładce Harmonogram rat edytować go…….

Jak zamknąć rok i rozpocząć pracę w kolejnym ?

Przed przystąpieniem do rozpoczęcia pracy w nowym roku księgowym należy zadbać o zamknięcie miesięcy w starym roku. Będąc w zamykanym roku należy wejść do widoku Księgowość->Dokumenty i za pomocą opcji Zamknij miesiąc pozamykać miesiące do listopada włącznie. Zamknięcie bowiem miesiąca blokuje możliwość wprowadzania zmian w dokumentach oraz dodawania nowych.

Następnie można przystąpić do wyboru opcji z

Rozpoczęcie nowego roku

Przy wybraniu opcji

Przygotuj bilans otwarcia

zostanie pokazane okno, w którym należy określić datę dokumentu i grupę (BO).

Po wygenerowaniu BO należy sprawdzić salda na kontach poprzez porównanie raportów z zakładki Wydruki -> Zestawienie obrotów i sald kont oraz „Zestawienie potrąceń i sald wg pracowników” (należy zaznaczyć w nich opcje z bilansem otwarcia) w starym i nowym roku.

Jeśli okaże się, że zaszła potrzeba wprowadzenia np. brakującego WB w starym roku (lub inna przyczyna wprowadzenia zmian) to po wprowadzeniu zmian (możliwe tylko jeśli nie zamknęliśmy Instrukcja PKZP miesiąca grudzień w starym roku) należy usunąć w nowym roku BO i w starym roku ponownie uruchomić opcję Przygotuj bilans otwarcia.

Jeśli zostawiliśmy miesiąc grudzień otwarty to po zweryfikowaniu, że salda w nowym roku są prawidłowe można zamknąć miesiąc grudzień.

Pojawią się wtedy pytania o przeniesienie planu kont, grup dokumentów, szablonów i przygotowanie BO – na wszystkie pytania należy odpowiedzieć NIE, gdyż wcześniej operacje te zostały już wykonane.